Nhân viên bảo vệ nên viết báo cáo sự cố như thế nào?

Việc viết báo cáo khi xảy ra sự cố là một phần quan trọng của công việc bảo vệ an ninh, do đó các công ty bảo vệ chuyên nghiệp luôn có những mẫu đơn nhất định để nhân viên thực hiện theo. Tuy nhiên, trình bày như thế nào là tốt nhất, hãy cùng tham khảo ngay một số thông tin bổ ích sau!


Báo cáo phải thật chính xác sự việc xảy ra

Không được dùng ý kiến chủ quan để báo cáo sự cố mà phải thông qua mọi người xung quanh để đưa ra sự việc chính xác nhất.

Nhân viên bảo vệ ngoài trau dồi kĩ năng, đạo đức còn phải có trí tuệ  

Nhân viên bảo vệ ngoài trau dồi kĩ năng, đạo đức còn phải có trí tuệ (Ảnh minh họa)

Phải thực tế, bạn không thể nói rằng: “Nghi phạm khi đó có vẻ đang say rượu”, nhưng bạn có thể báo cáo rằng: “Tôi ngửi thấy mùi rượu trong hơi thở của anh ta”. Sử dụng dấu ngoặc kép nếu bạn có thể nhớ chúng chính xác và biểu thị những dữ kiện quan trọng.

Ngôn ngữ báo cáo đơn giản, dễ hiểu

Phải thật sự chắc chắn những gì bạn viết ra người đọc sẽ hiểu, không cần câu văn quá cầu kì, dài dòng bạn chỉ cần nêu những ý chính và ngôn từ đơn giản nhất. 

Công việc của bảo vệ luôn cần nhanh chóng và tập trung vào hành động, dùng phong cách đó cho bản báo cáo. Cố gắng tránh sử dụng biệt ngữ, từ địa phương khi có thể. Nếu không thể tránh khỏi, hãy viết nghĩa của biệt ngữ trong ngoặc.

Hãy sử dụng các đoạn văn súc tích để người đọc báo cáo sẽ biết chính xác bạn đang trình bày sự thật về một sự việc cụ thể. Bạn thậm chí có thể sử dụng các gạch đầu dòng hoặc danh sách đánh số nếu chúng có vẻ phù hợp.

Chúng có thể làm cho nó dễ đọc hơn và sẽ thu hút mắt người đọc về những điểm quan trọng. Một bài báo ngắn gọn và không có thông tin thừa sẽ giúp người đọc có đánh giá chính xác nhất về vụ việc. Vì công việc bảo vệ không cần sự rườm rà hoa mỹ, chúng ta cần nhanh chóng và hiệu quả.

Trả lời đầy đủ 5W - 1H

“6W - 1H” ở đây được biết là 6 câu hỏi bao gồm: Ai – Cái gì – Khi nào - Ở đâu – Tại sao – Như thế nào?

Trả lời được tất cả câu hỏi đó tạo nên bản báo cáo sự cố đầy đủ. Nếu đang thiếu một trong những điều này thì báo cáo của bạn sẽ không hoàn chỉnh. Vì công việc bảo vệ an ninh cần sự cẩn thận, không bỏ qua những chi tiết nhỏ nhất.

Giải thích những sự kiện dẫn đến sự cố và tiến trình của nó, những người quản lý hay chính bạn có thể rút ra được kinh nghiệm từ bản báo cáo đó, giúp giảm tỷ lệ gặp sự cố về sau.

Để trở thành một bảo vệ chuyên nghiệp thật sự không dễ dàng, bạn phải rèn luyện từ kĩ năng, đạo đức và cả trí tuệ nhằm đem tới cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.